매입처(공급사) 처음 등록할 때 받아야 할 서류 5가지

매입처를 잘못 만나면 사업이 위태로워집니다. 위장 사업자·재고 부족·결제 분쟁 등 사고는 모두 신규 거래 시작 전 검증으로 방지 가능합니다. 처음 거래 전 받아야 할 5가지 필수 서류를 정리합니다.

1. 사업자등록증 사본

받는 이유

거래처가 정상 사업자인지 확인. 위장 사업자·폐업 사업자와 거래하면 매입세액 공제 불가.

확인 사항

• 사업자번호 (10자리)
• 상호·대표자명
• 주소 (사업장)
• 업태·종목 (실제 영업 활동과 일치)
• 발행일

검증 방법

사업자번호 검증 도구로 등록 상태·과세 유형·페업 여부 즉시 확인.

2. 통장 사본 (사업자 명의)

받는 이유

입금 계좌의 명의가 사업자등록증과 일치하는지 확인. 보이스피싱·사기 예방.

확인 사항

• 예금주 = 대표자명 또는 상호
• 은행·계좌번호
• 발급일자 (1개월 이내 권장)

의심 신호

❌ 개인 명의 통장만 제시 ❌ 대표자명과 다른 사람 통장 ❌ 해외 계좌 요구

3. 통신판매업 신고증

받는 이유

온라인 매입처가 정식 등록 사업자인지 확인. 미등록 업자와 거래 시 신뢰성 의심.

확인 사항

• 통신판매업 신고번호
• 운영 도메인 일치 여부
• 신고 관할 시·구청

미신고 매입처

오프라인만 영업하는 도매상은 통신판매업 신고가 없을 수 있음. 다만 사업자등록증은 필수.

4. 거래 조건서 (견적서)

받는 이유

구두 약속만으로는 분쟁 시 입증 불가. 문서화 필수.

포함 사항

• 상품 단가 (수량별 차등 가격)
• 최소 발주 수량 (MOQ)
• 결제 조건 (선결제·외상·기간)
• 배송 조건 (셀러 부담 vs 매입처 부담)
• 반품·교환 정책
• 견적 유효기간

작성 형식

PDF·이메일·메신저 모두 가능하지만 양사 도장·서명이 있는 정식 문서 권장.

5. 샘플·인증서 (해당 시)

샘플

실제 상품 품질 확인. 사진·영상만 보고 거래 시 실물과 차이 발생 가능.

인증서

• 식품: HACCP 인증, 영업신고증
• 화장품: 화장품 책임판매업
• 전자제품: KC 인증
• 수입: 수입신고필증

특허·디자인 등록증도 받아두면 추후 분쟁 시 유리.

6. 추가 검증 — 평판 조사

온라인 검색

• 회사명 + "사기·미수금·문제"
• 대표자명 검색
• 블라인드·오픈마켓에서 평판

동종 업계 추천

• 같은 카테고리 셀러에게 문의
• 산업 협회·카페에서 리뷰

신용 등급

• 신용보증기금·금융위 공시
• 거래액 큰 경우만 확인

7. 거래 시작 후 정기 점검

매월

• 입출고 수량 일치 확인
• 단가 변동 알림 (사전 통보 의무)

분기별

• 사업자등록증 갱신·변경 확인
• 거래 누적액 검토

연간

• 가격 협상·계약 갱신
• 다른 매입처 비교 견적

8. 자주 하는 실수

❌ 사업자번호만 보고 거래 — 폐업·휴업 사업자 가능. 검증 필수.

❌ 샘플 없이 대량 발주 — 품질 차이로 반품·환불 사고.

❌ 구두 약속만 믿기 — 분쟁 시 입증 불가.

❌ 견적 유효기간 미확인 — 자재값 인상 후 가격 분쟁.

❌ 결제 조건 모호 — "곧 입금" 같은 표현 → 미수금.

추천 거래처 관리

B2B 제안 → 거래처 에 매입처도 등록 가능. 첫 거래 시 받은 서류·연락처·결제 조건을 한 곳에 정리하면 분쟁 시 빠르게 대응 가능.

함께 쓰기 좋은 도구

• 사업자번호 검증 — 등록·과세 유형 확인
• 부가세 계산기 — 매입 부가세 분리